Hoe MultiPress de slaapkamer binnendringt

Al twee decennia wordt MultiPress in de grafische branche gebruikt om processen te automatiseren. 'De ontwikkelingen volgen elkaar in hoog tempo op', aldus Dirk Deroo, ceo van Dataline Solutions. 'Vandaar dat we in 2017 met versie 5.0 komen. Via de allernieuwste tools leveren managers realtime alle belangrijke informatie.'

MultiPress is bij het grote publiek bekend als dé calculatiesoftware voor de grafische industrie. De door Tom Steen en Ron van Duin (samen TNR Software) in Limmen (Noord-Holland) ontwikkelde software groeide uit tot het meest gebruikte managementinformatiesysteem (MIS) in Nederland. Voor grafisch Nederland was het minder bekend dat het bedrijf Dataline eveneens met MultiPress in België en Luxemburg marktleider was. Aan het hoofd van Dataline staat Dirk Deroo, ooit Apple-evangelist, die reeds vanaf 2000 nauw samenwerkte met Ron en Tom. Enig verschil was dat bij Dataline de focus niet alleen op drukkerijen lag, maar ook op uitgeverijen en reclame- en communicatiebureaus.

Meer dan grafisch
Dat TNR Software en Dataline Solutions ooit één bedrijf zouden worden, stond in de sterren geschreven. Hét aangewezen moment daarvoor was toen Tom Steen een stapje terug wilde doen, waarop Dirk Deroo en Ron van Duin besloten om het moederbedrijf Dataline Holding te creëren. Daar sturen de respectievelijke ceo en cto inmiddels dertig medewerkers aan, die zo’n 3.000 gebruikers in de grafische en communicatie-industrie garanderen van een bedrijfszekere werking met MultiPress en QuoJob. Met zo’n 850 grafische bedrijven in Nederland, België en Luxemburg heeft Dataline een belangrijke verantwoordelijkheid in de twee takken van de grafische industrie. Enerzijds met MultiPress als MIS/ERP-software voor dynamische drukkerijen en productiebedrijven in diverse aanverwante sectoren; anderzijds is er QuoJob voor reclame-, communicatie- en designbureaus. MultiPress en QuoJob hebben gemeen dat ze alle administratieve, commerciële, financiële en logistieke bedrijfsprocessen, samen met productie en management, integreren in één krachtig management systeem.
Hoewel QuoJob een aantal mooie referenties in Nederland heeft - zoals Sanoma Opraappers en Headoffice - heeft het programma er - in tegenstelling tot België - nooit echt vaste voet aan de grond gekregen. Daarin is per 2017 verandering gekomen, want de synergie tussen beide marktsegmenten biedt volgens ceo Dirk Deroo van Dataline veel voordelen.

Drupa als springplank
Hij nam in 2016 de stap om deel te nemen aan Drupa. ‘MultiPress was al jaren beschikbaar in vier talen en met 3.000 gebruikers mag je niet ontbreken op de hoogmis van de grafische industrie. De respons was overweldigend. We noteerden ruim duizend prospects uit meer dan tachtig landen. Na een paar maanden implementeerden we al MultiPress in Hongarije, Roemenië, Martinique en Spanje.’ Dataline maakt een gestage groei door. ‘Om die reden zijn we op zoek naar projectmanagers van hoog niveau. Onze projectmanagers, zoals Michiel Strijbos en Christoph Krohn, hebben het profiel van een grafisch bedrijfsleider met een grote affiniteit in automatisering. Ze beheersen ook change management en de kunst om grafische bedrijven meer rendabel te maken. In die functie moet je inzicht hebben in bedrijfsprocessen en de ambitie om door middel van intensieve begeleiding en training een bedrijf naar een volgend niveau te brengen.’

Overnames
De projectmanagers van Dataline worden ook steeds vaker betrokken bij grote ondernemersbesluiten, zo legt Deroo uit: ‘Bijvoorbeeld bij overnameplannen, omdat wij - net als accountants - essentieel inzicht hebben in de organisatie. Wij kennen de ondernemers, hun bedrijf en de processen. In een bepaalde fase van de oriëntatie is het belangrijk om te weten met welk systeem de beoogde overnamekandidaat werkt. Zo kun je goed inschatten hoe soepel de integratie zal verlopen.’

25% Besparen
In 2017 verhuisde Dataline naar een nieuw kantoorgebouw in Loppem (nabij Brugge). Verder speelde toentertijd de release van MultiPress 5.0. Deroo: ‘Het maakt ons niet uit met welke prepress-, print- of drukpersmerken onze grafische klanten werken: wij zijn in staat om in iedere workflow te integreren. Dat is van groot belang, want de rol van het MIS is in de afgelopen tien jaar steeds belangrijker, zo niet onmisbaar geworden in de grafische industrie. Waar het destijds vaak begon met een calculatieprogramma, daar is het MIS-systeem nu veelal de ruggengraat van de organisatie. Het koppelt alle afdelingen aan elkaar en automatiseert steeds meer handelingen. Hierdoor wordt dubbel werk zoveel mogelijk voorkomen en kan een hogere graad van efficiency worden behaald.’

In versie 5.0 van MultiPress werden een innovatief impositiesysteem en een ingenieus combinatiesysteem geïntegreerd. Een aantal premium MultiPress-klanten werkte hier al mee en bespaarde 25% op arbeid en kosten, bijvoorbeeld dankzij een efficiënte volgorde van orders, maar ook door het slim combineren van verschillende orders op een vel. Dergelijke innovaties bieden de verkopers handvatten in onderhandelingen. Uiteraard zal de nieuwe Multipress look & feel met gebruikerspecifieke dashboards in het opstartscherm het snelst opvallen.

Lekker wakker worden
Een andere ontwikkeling is het verder beschikbaar stellen van MultiPress als internetgebaseerd systeem voor de verkoop. Het programma biedt daarvoor diverse tools, waarbij de verkoper meer en proactiever kan handelen met zijn klant. Deroo: ‘Daarnaast merken we bij managers en bedrijfsleiders dat er behoefte is om meer te doen met de in het bedrijf aanwezige informatie. Om die reden ontwikkelden wij een nieuwe optie met kerncijfers. De manager ontvangt ’s morgens op zijn smartphone direct de dagelijkse kerncijfers die voor hem belangrijk zijn. Denk aan onderwerpen als de verwachte sales, de beschikbare productiecapaciteit, eventuele onderbezetting op bepaalde afdelingen en verwachte inkomende en uitgaande betalingen. Macro-management versus micro-management, dat geeft ondernemers het inzicht dat ze nodig hebben om een bedrijf succesvol te leiden.’

MultiPress geeft - als medium voor content marketing - verschillende magazines uit die zijn afgestemd op de verschillende sectoren waarin de ontvangers actief zijn. 

Een meisje in het donker
Over MultiPress werd in het verleden niet zo vaak geschreven en ook dat zal in de toekomst veranderen. Belangrijk, aldus Deroo, want ‘praten en communiceren wordt moeilijker in een steeds mondialer wereld. Maar een bedrijf zonder communicatie is als knipogen naar een meisje in het donker.’ Daarom verzamelt een team van medewerkers continu alle productinformatie, klantenverhalen en economische visies en brengt deze tot bij de (toekomstige) klant via dataline.tv, reportages in Graficus, de eigen website en het eigen MultiPress-magazine.